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Descriptif du poste

Sous la responsabilité du directeur général adjoint, l’adjointe administrative supporte la direction, l’adjointe principale de direction, les gestionnaires de projet, les chargés de projets et ses collègues dans la réalisation de leurs fonctions. L’adjointe administrative est responsable de la gestion administrative de l’entreprise. Elle a aussi la responsabilité de l’uniformité et de la qualité des différents documents en conformité avec les différentes politiques de l’entreprise.

 

  • Prend les appels téléphoniques;
  • Gère la réception et l’envoi des courriels;
  • Offre un support comptable (comptes recevables, payables et autres);
  • Fait l’ouverture des dossiers pour les gestionnaires de projets et les chargés de projets;
  • Rédige et met en page différents documents (bordereaux, contrats, devis, offres de service, addenda, directives, lettres, comptes rendus, etc.);
  • Effectue la gestion des médias sociaux de l’entreprise;
  • Informatise les documents administratifs demandés par ses supérieurs et collègues;
  • Soutient les collègues dans l’utilisation des logiciels de traitement de texte et les tableurs;
  • Assure la gestion des documents et le classement;
  • Effectue la convocation de clients, de professionnels et d’intervenants pour des rencontres dans le cadre de la réalisation de dossiers;
  • S’assure de la qualité du français des documents produits;
  • Effectue toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat;
  • Relève et documente les non-conformités selon la méthode des 5 pourquoi afin de trouver la bonne cause et documenter une action corrective pour éviter que cela ne se reproduise;
  • Effectue la gestion du courrier;
  • S’assure d’une bonne gestion du CRM en collaboration avec le développement des affaires;

 

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Expérience minimale dans un poste similaire ou toutes autres expériences pertinentes;
  • Excellent français;
  • Maitrise de la suite office;
  • Esprit de collaboration;
  • Expérience en comptabilité;
  • Adaptabilité;
  • Connaissance de l’anglais un atout.

 

Seuls les personnes retenues seront contactées. Le lieu de travail est à notre bureau de Saguenay.